img

21/05/2021 - Trang

Những khó khăn mà nhân viên lễ tân thường gặp và cách giải quyết

Tòa nhà văn phòng là nơi có nhiều nhân viên, lượng khách ra, vào và tới thăm mỗi ngày khá nhiều. Vì vậy, tiền sảnh và quầy lễ tân được xem là bộ mặt để đón tiếp khách hàng. Giống như những ngành nghề khác, công việc của một nhân viên lễ tân tòa nhà cũng có khá nhiều khó khăn hay gặp, đặc biệt là khi tình hình dịch Covid-19 đang diễn biến nghiêm trọng trở lại. Dưới đây là điểm tên một số khó khăn cùng giải pháp khắc phục.

3 khó khăn của nhân viên lễ tân tòa nhà

Quy trình làm việc thủ công

Tiền sảnh và quầy lễ tân là bộ mặt của tòa nhà, nơi tiếp xúc với khách nhiều nhất. Chính vì vậy, nếu muốn tạo ấn tượng và trải nghiệm tốt cho khách thì chúng ta nên bắt đầu tại đây.

làm việc thủ công

Hiện nay, những tòa nhà văn phòng vẫn đang sử dụng cách check in truyền thống. Với cách này, những thông tin quan trọng của khách đều được ghi thủ công bằng tay lên giấy và lưu trữ bằng những cuốn sổ tại quầy lễ tân. Lượng khách ra, vào mỗi ngày nhiều nên thông tin cần lưu lại khi làm thủ tục check in là rất lớn. Vì thế cách check in này gây mất thời gian, lại không hiệu quả và thông tin không đảm bảo chính xác. Những khó khăn của quy trình làm việc thủ công này còn gây ra cho khách hàng những phiền toái, mang đến trải nghiệm và ấn tượng không tốt về tòa nhà.

Nguy cơ lây nhiễm Covid-19

Với cách check in truyền thống, nhân viên lễ tân và khách cần tiếp xúc gần, nói chuyện và cùng chạm vào đồ vật chung như giấy tờ tùy thân, thẻ thang máy... Hơn nữa, khách cần bỏ khẩu trang để nhân viên xác minh khuôn mặt khớp với hình ảnh trên giấy tờ. Việc truy vết thông tin, lịch sử check in của một khách nào đó cũng rất khó khăn và mất thời gian. Trong tình hình dịch Covid-19 đang diễn biến phức tạp, dù không mong muốn nhưng cách làm thủ công này có thể gián tiếp trở thành con đường lây lan dịch bệnh.

An ninh tòa nhà không được đảm bảo

Mặc dù đã có bảo vệ chịu phần lớn trách nhiệm đảm bảo an ninh của tòa nhà, tuy nhiên, quầy lễ tân cũng có nhiệm vụ xác minh danh tính khách, kiểm tra thông tin, ảnh chụp, kiểm tra lịch sử check in của khách...

iOffice - Giải pháp tự check in ĐẦU TIÊN tại Việt Nam

iOffice - viết tắt của Intelligent Office, là hệ thống quản lý khách ra, vào tòa nhà được tự động hóa thông minh bằng trí tuệ nhân tạo. iOffice giúp tiền sảnh hiện đại, tạo ấn tượng ban đầu tốt hơn cho khách, giữ nơi làm việc an toàn với Covid-19, tăng cường an ninh tòa nhà và tiết kiệm 90% thời gian làm thủ tục check in.

Những lợi ích mà iOffice mang đến cho tòa nhà của bạn

Giải pháp iOffice của công ty Computer Vision Việt Nam ra đời đã nhận được sự ủng hộ và đón chờ nồng nhiệt bởi nó mang đến những tính năng tiện lợi, hữu ích, thông minh, giúp giải quyết hết những khó khăn kể trên.

Số hóa quy trình thủ công, tạo ấn tượng ban đầu cho khách

iOffice nâng cấp từ giấy bút chuyển sang số hóa, khách có thể check in tự động qua Tablet Kiosks, giúp rút ngắn thời gian làm việc, quầy lễ tân cũng trở nên hiện đại, đẹp mắt và thông minh hơn.

số hóa quy trình thủ công

Bên cạnh đó, iOffice còn ứng dụng trí tuệ nhân tạo, tự động nhận diện khuôn mặt và giấy tờ tùy thân. Khách chỉ cần xuất trình giấy tờ, chỉ sau một giây, tất cả thông tin quan trọng đều được đọc và lưu lại chính xác lên đến 97% trên hệ thống, nhanh chóng, tiện lợi, mang đến trải nghiệm và ấn tượng tốt cho khách.

Giữ nơi làm việc an toàn, tránh xa Covid-19

iOffice có khả năng hạn chế tiếp xúc, hạn chế chạm với giải pháp khách tự check in. Khách đến tòa nhà có thể tự check in tại Tablet, Mobile app hay Qr-code. Với tính năng tự động nhận diện giấy tờ và nhận diện khuôn mặt, khách chỉ cần xuất trình giấy tờ tùy thân, còn lại đã có iOffice lo. Hơn nữa, khi tự check in, khách không còn lo phải bỏ khẩu trang khi đang đứng gần lễ tân hay những khách khác nữa.

Nhận thấy tình hình dịch bệnh ngày càng căng thẳng, iOffice đã nhanh chóng bổ sung tính năng "Khai báo y tế" vào các bước check in. Ở bước này, khách cần điền các thông tin liên quan đến sức khỏe hiện tại và lịch trình đi lại của mình. Nhờ đó, tòa nhà có những biện pháp can thiệp và triển khai kịp thời để hạn chế đến mức thấp nhất khả năng lây lan dịch bệnh.

iOffice

Nếu có vấn đề xảy ra hoặc cần truy vết thông tin khách nào đó, thay vì việc nhân viên lễ tân phải rà soát thủ công hết "núi" thông tin khách đã check in thì với iOffice, chỉ cần một cái click là sẽ tìm ra ngay, nhanh chóng và hiệu quả.

Tăng cường an ninh cho nơi làm việc

Với khả năng xác minh danh tính khách bằng việc nhận diện thông tin trên giấy tờ, so khớp khuôn mặt khách đến với ảnh chụp, iOffice như xây thêm một lớp bảo vệ vô hình phía bên trong, giúp tăng cường an ninh tòa nhà.

Nhân viên lễ tân chỉ với một chiếc máy tính có thể dễ dàng theo dõi thông tin khách check in thời gian thực, theo dõi lịch sử check in của từng khách và phê duyệt khách check in. Đặc biệt, iOffice sẽ ngay lập lức cảnh báo cho nhân viên lễ tân nếu khách đến thuộc danh sách hạn chế (blocklist).

Giải pháp iOffice mang đến một tiền sảnh đẹp, đón tiếp khách bằng những trải nghiệm hiện đại, thông minh và an toàn được tăng cường bằng trí tuệ nhân tạo, giúp cả nhân viên và khách cảm thấy an tâm hơn khi làm việc và ghé thăm.


Nếu tòa nhà văn phòng của bạn còn đang loay hoay với cách check in thủ công truyền thống thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua Hotline: 0868.272.502

Computer Vision Việt Nam sẽ mang đến cho bạn sản phẩm với chất lượng hàng đầu và giá thành hợp lý!

Văn phòng Hà Nội:

Tầng 6 Tòa Nhà Cục Bản Đồ, 14 Pháo Đài Láng, P. Láng Thượng, Q. Đống Đa, Hà Nội

Văn phòng Hồ Chí Minh:

18H Cộng Hòa, Phường 4, Q. Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh

sales@computervision.com.vn

088.66.25.220